Was tun bei Zahlungsverzug? Rechte als Unternehmen

Was bedeutet Zahlungsverzug nach BGB?

Ein Zahlungsverzug tritt ein, wenn ein Kunde, auch Schuldner genannt, eine Rechnung nicht innerhalb der vereinbarten Frist begleicht. Das Bürgerliche Gesetzbuch (§ 286 BGB) regelt genau, was das bedeutet und wann es zutrifft. Wichtig ist: Sobald Zahlungsverzug vorliegt, hast Du als Gläubiger das Recht, Verzugszinsen und Mahngebühren zu erheben.

Zahlungsverzug: Voraussetzungen und Rechte

Zahlungsverzug nach BGB liegt vor, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Fälligkeit der Zahlung: Die Forderung muss rechtlich und tatsächlich fällig sein. Das heißt, die Leistung oder Lieferung wurde erbracht, und die Zahlung ist nach den vertraglichen Vereinbarungen fällig.
• Zugang der Rechnung: Dein Kunde muss die Rechnung erhalten haben. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn Du die Rechnung per E-Mail oder Post versendet hast und sie nachweislich angekommen ist.
• Ablauf der Frist: Hat Dein Kunde nach Ablauf der Frist nicht gezahlt, tritt automatisch Zahlungsverzug ein. Standardmäßig gilt hier die 30-Tage-Regel.

Was besagt die 30-Tage-Regel?

Falls Du kein konkretes Zahlungsziel vereinbart hast, greift die gesetzliche Regelung: Ein Schuldner gerät 30 Tage nach Erhalt der Rechnung in Verzug. Wichtig: Bei Verbrauchern musst Du diese Regel auf der Rechnung explizit angeben, zum Beispiel: „Bitte beachten Sie, dass Sie spätestens 30 Tage nach Erhalt dieser Rechnung in Zahlungsverzug geraten.“

Individuelle Zahlungsziele

Du kannst die 30-Tage-Regel mit einem klaren Zahlungsziel verkürzen. Vereinbare in Deinen Verträgen oder auf der Rechnung Fristen wie „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ oder „Fälligkeitsdatum: [Datum]“. So hast Du mehr Planungssicherheit und kannst schneller reagieren.

Die Rolle der Mahnung bei Zahlungsverzug

Ob Du eine Mahnung verschicken musst, hängt davon ab, ob ein festes Zahlungsziel vereinbart wurde oder nicht.

• Mit festem Zahlungsziel:
  Wenn Deine Rechnung ein klares Zahlungsziel enthält, zum Beispiel ein genaues Fälligkeitsdatum, ist keine Mahnung erforderlich. Der Kunde gerät automatisch in Verzug, sobald die Frist abgelaufen ist.
• Ohne festes Zahlungsziel:
  Hast Du kein konkretes Zahlungsziel auf Deiner Rechnung angegeben, tritt der Verzug erst nach einer Mahnung ein. Diese Mahnung setzt den Kunden formell in Verzug und gibt ihm eine neue Frist zur Begleichung der offenen Forderung.

In der Praxis lohnt es sich oft, mit einer freundlichen Zahlungserinnerung zu starten. Viele Kunden zahlen direkt nach der ersten Erinnerung – ohne dass weitere Schritte notwendig sind. Erst wenn diese keine Aufmerksamkeit findet, solltest Du eine förmliche Mahnung versenden.

Das Gesetz gegen Zahlungsverzug

Zahlungsverzug ist nicht nur ein nerviges Problem, sondern auch ein finanzielles Risiko – und das längst nicht nur auf nationaler Ebene. Die Europäische Union hat mit der EU-Zahlungsverzugsrichtlinie (Richtlinie 2011/7/EU) klare Regeln geschaffen, um Gläubiger wie Dich zu schützen und die Zahlungsmoral zu verbessern. Vor allem im B2B-Bereich setzen diese Standards wichtige Grenzen, damit offene Rechnungen nicht zur Dauerbelastung werden:

• Maximale Zahlungsfrist von 30 Tagen: Unternehmen dürfen in der Regel keine längeren Zahlungsziele als 30 Tage vereinbaren. Nur bei besonderen Vereinbarungen sind bis zu 60 Tage zulässig.
• Verzugszinsen: Bei Zahlungsverzug dürfen Gläubiger Verzugszinsen geltend machen, die deutlich über dem Basiszinssatz liegen (9 Prozentpunkte im B2B-Bereich).
• Mahnpauschale: Eine Pauschale von 40 Euro kann zusätzlich berechnet werden.

Diese Regelungen sollen sicherstellen, dass Dein Unternehmen nicht durch lange Zahlungsfristen oder unzuverlässige Kunden in Liquiditätsprobleme gerät. Gerade für kleinere Betriebe sind diese Maßnahmen ein wirksames Instrument, um finanzielle Engpässe zu vermeiden und die eigene Planungssicherheit zu stärken.

Wirtschaftliche Folgen von Zahlungsverzug für Unternehmen

Zahlungsverzug kann Dein Unternehmen auf vielen Ebenen belasten und erhebliche Risiken bis hin zur Insolvenz mit sich bringen. Die Folgen betreffen nicht nur Deine Finanzen, sondern auch Dein operatives Geschäft und langfristige Wachstumschancen. Das hier sind die größten Risiken:

Liquiditätsprobleme und Cashflow-Risiken

Offene Rechnungen können schnell zu einem Dominoeffekt führen. Wenn Deine Kunden nicht rechtzeitig zahlen, fehlen Dir die finanziellen Mittel, um eigene Verpflichtungen zu erfüllen. Das betrifft nicht nur wiederkehrende Ausgaben wie Gehälter, Mieten oder Lieferantenrechnungen, sondern auch Deine Fähigkeit, auf unerwartete Kosten zu reagieren.

Erhöhter Verwaltungsaufwand und Kosten im Forderungsmanagement

Unbezahlte Rechnungen bedeuten, dass Dein Forderungsmanagement stärker gefordert ist. Der Prozess, säumige Kunden zur Zahlung zu bewegen, umfasst mehrere Schritte, die hohe Verwaltungskosten mit sich bringen und personelle Ressourcen binden. Dazu kommen externe Kosten, etwa für Rechtsanwälte, Inkassounternehmen oder ein gerichtliches Mahnverfahren. Im schlimmsten Fall können diese Zusatzkosten den ursprünglichen Rechnungsbetrag übersteigen, insbesondere bei kleineren Forderungen.

Verpasste Investitionschancen

Zahlungsverzug wirkt sich direkt auf Deine Investitionsfähigkeit aus. Blockierte liquide Mittel stehen Deinem Unternehmen nicht zur Verfügung, um strategische Projekte umzusetzen, notwendige Anlagen zu beschaffen oder neue Geschäftsfelder zu erschließen. Auf Dauer kann dies die Wettbewerbsfähigkeit erheblich schwächen.

Rechte des Gläubigers bei Zahlungsverzug

Wenn Kunden ihre Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlen, hast Du als Gläubiger bei Zahlungsverzug klare Rechte, um Deine Forderungen durchzusetzen und finanzielle Verluste zu minimieren. Diese Rechte sind gesetzlich geregelt und bieten Dir mehrere Möglichkeiten, offene Beträge einzufordern.

Verzugszinsen und Mahnkosten

Sobald Dein Kunde in Verzug gerät, kannst Du Verzugszinsen geltend machen. Laut § 288 BGB beträgt der Zinssatz:

• 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz im B2B-Bereich und
• 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz im B2C-Bereich.

Damit sollen nicht nur Deine Ausfälle ausgeglichen, sondern auch Anreize geschaffen werden, Rechnungen pünktlich zu bezahlen. Zusätzlich hast Du das Recht, Mahnkosten zu erheben, die den Verwaltungsaufwand für Zahlungserinnerungen und Mahnungen abdecken.

Den aktuellen Basiszinssatz kannst Du auf der Webseite der Deutschen Bundesbank einsehen.

Ersatz innerbetrieblicher Kosten und Pauschalen

Ein weiterer wichtiger Punkt: Du kannst als Gläubiger auch innerbetriebliche Kosten geltend machen. Für jede überfällige Rechnung hast Du Anspruch auf eine Pauschale von 40 Euro gemäß § 288 Abs. 5 BGB. Diese Pauschale dient dazu, Deine internen Aufwände – wie Personal- und Verwaltungskosten – zumindest teilweise auszugleichen. Darüber hinaus können bei größeren Forderungen auch zusätzliche Kosten, etwa für Anwalts- oder Inkassodienstleistungen, ersetzt werden.

Gerichtliches Mahnverfahren und Inkasso

Sollte Dein Kunde trotz Mahnungen nicht zahlen, kannst Du gerichtliche Schritte einleiten. Ein gerichtliches Mahnverfahren ermöglicht es Dir, einen vollstreckbaren Titel zu erwirken. Mit diesem kannst Du Deine Forderung durch Zwangsmaßnahmen wie Kontopfändungen oder Lohnpfändungen eintreiben lassen. Alternativ kannst Du ein Inkassounternehmen beauftragen, das die Eintreibung der Forderung für Dich übernimmt. Beide Wege helfen Dir, rechtssicher und effektiv gegen säumige Zahler vorzugehen.

Maßnahmen bei und vor Zahlungsverzug

Ein professioneller Umgang mit Zahlungsverzug beginnt mit einem klaren Plan. Ob es darum geht, offene Forderungen einzutreiben oder präventiv vorzusorgen – entscheidend ist ein strukturiertes Vorgehen, das Dir Zeit, Nerven und finanzielle Ressourcen spart. Hier erfährst Du, welche Schritte sich bei Zahlungsverzug bewährt haben und wie Du ihn von vornherein verhindern kannst.

Schritt-für-Schritt-Anleitung bei Zahlungsverzug

1. Freundliche Zahlungserinnerung:
   Oft ist eine höfliche Erinnerung alles, was es braucht. Viele Kunden zahlen direkt, wenn sie an die offene Rechnung erinnert werden. Formuliere dabei freundlich, aber klar, und gib ein neues Zahlungsziel vor.
2. Förmliche Mahnung:
   Bleibt die Zahlung trotz Erinnerung aus, solltest Du eine förmliche Mahnung verschicken. Weise dabei auf Verzugszinsen und Mahngebühren hin, um den Druck zu erhöhen. Setze eine verbindliche Frist und mach deutlich, welche nächsten Schritte folgen, falls keine Zahlung erfolgt.
3. Letzte Mahnung:
   Zeigt der Kunde weiterhin keine Reaktion, ist es Zeit für eine letzte Mahnung. Diese ist die finale Aufforderung, bevor Du rechtliche Schritte einleitest. Sei dabei klar und unmissverständlich, um Deine Forderung durchzusetzen.

Wie lässt sich Zahlungsverzug vermeiden?

Noch besser, als Zahlungsverzug zu managen, ist es, ihn gar nicht erst entstehen zu lassen. Präventive Maßnahmen wie klare Zahlungsziele, Bonitätsprüfungen bei neuen Geschäftspartnern oder der Einsatz von Factoring können Dir helfen, das Risiko deutlich zu senken. Auch ein transparentes Forderungsmanagement mit automatisierten Zahlungserinnerungen sorgt dafür, dass Deine Rechnungen pünktlich beglichen werden.

In unserem Beitrag „Zahlungsverzug verhindern“ erfährst Du, wie Du präventive Maßnahmen optimal umsetzt.

Zahlungsverzug verwalten mit Tidely

Mit einem klaren Verständnis Deiner Rechte bei Zahlungsverzug, strukturierten Maßnahmen und präventivem Forderungsmanagement kannst Du den Herausforderungen im Zahlungsverzug effektiv begegnen und Deine Liquidität sichern.

Hier kommt eine Cashflow-Management-Software wie Tidely ins Spiel: Mit Tidely hast Du jederzeit einen umfassenden Überblick über Deine Liquidität und erkennst frühzeitig, welchen Einfluss offene Rechnungen auf Deine Zahlungsfähigkeit haben. Das Tool unterstützt Dich einfach und effizient im Rechnungsmanagement, sodass kein Termin mehr übersehen wird.

Was Tidely für Dich leisten kann:

• Echtzeitübersicht über alle offenen Forderungen: Durch die nahtlose Anbindung Deines Rechnungssystems hast Du alle Rechnungen mit aktuellem Status immer im Blick. Du siehst sofort, welche Rechnungen beglichen wurden, bei welchen nachgefasst werden muss und wann Mahnungen fällig sind.
• Planung mit dem „Erwartet Datum“: Dank dieser einzigartigen Funktion kannst Du auch mit Zahlungsverzug zuverlässig planen. Sie hilft Dir, frühzeitig zu erkennen, welche Gelder wann verfügbar sein müssen oder wie Du eventuelle Engpässe abfedern kannst.

Kurz gesagt: Mit Tidely machst Du Dein Forderungsmanagement übersichtlich und planbar – perfekt, um Dein Unternehmen auf Kurs zu halten.

FAQ

Was ist Zahlungsverzug nach BGB?

Zahlungsverzug liegt laut § 286 BGB vor, wenn ein Schuldner eine fällige Zahlung nicht rechtzeitig leistet. Dies tritt ein, wenn das Zahlungsziel überschritten wird oder – ohne Fristvereinbarung – 30 Tage nach Rechnungserhalt und Fälligkeit keine Zahlung erfolgt. Gläubiger können Verzugszinsen und Mahnkosten geltend machen.

Was sind vorrangige Rechte des Verkäufers bei Zahlungsverzug?

Als Erstes können Verkäufer bei Zahlungsverzug die ursprüngliche Zahlung einfordern. Darüber hinaus können sie Verzugszinsen (im B2B-Bereich 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz) und eine Mahnpauschale von 40 Euro geltend machen. Zudem dürfen sie Mahnungen versenden, innerbetriebliche Kosten einfordern und notfalls gerichtliche Schritte einleiten.

Was sind nachrangige Rechte bei Zahlungsverzug?

Nach den Hauptforderungen aus den vorrangigen Rechten können Gläubiger bei Zahlungsverzug auch nachrangige Rechte geltend machen. Dazu gehören:

• Sicherheiten: Wenn der Schuldner Sicherheiten wie eine Bürgschaft oder Hypothek gestellt hat, können diese nach der Hauptforderung geltend gemacht werden.
• Sekundäre Forderungen: Weitere vertragliche Forderungen, die nicht direkt zur Hauptforderung gehören, können nachrangig eingefordert werden, wie zum Beispiel Entschädigungen für nicht erfüllte Lieferungen oder Dienstleistungen.

Wie lange darf man im Zahlungsverzug sein?

Zahlungsverzug beginnt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungserhalt. Der Schuldner bleibt so lange im Verzug, bis die Forderung beglichen ist oder eine Einigung erzielt wird. Gläubiger können ab Verzugseintritt rechtliche Maßnahmen einleiten.

Was tun bei säumigen Kunden?

Beginne mit einer freundlichen Zahlungserinnerung und setze bei ausbleibender Reaktion eine förmliche Mahnung mit Fristsetzung auf. Als letzten Schritt kannst Du rechtliche Maßnahmen wie ein Mahnverfahren oder Inkasso einleiten.